El empresario autodidacta

Antes que todo debemos dibujar un esquema del proceso productivo que detalle todas sus etapas, muy simple pero riguroso, que represente fielmente la realidad desde que entra la orden de trabajo al proceso hasta que el producto terminado es entregado a la bodega o al cliente directamente.

Luego se deben identificar todos los ítems en que se gasta dinero para que la producción se realice: Mano de obra, Materia prima, Materiales, Insumos computacionales, Útiles de escritorio, Servicios  básicos, entre otros.

 EJEMPLO: Si el negocio fuera una fábrica de escritorios de madera, el listado sería aproximadamente el siguiente:

 -          Mano de obra: el costo total por remuneración de cada uno de las personas que trabajan en el área de producción.

-          Materia prima: el costo del material que mayoritariamente compone el producto y que sufre una transformación en el proceso productivo. En el ejemplo de la fábrica de escritorios, sería la madera.

-          Materiales: Clavos, tornillos, pintura, huaipe, lija, cola fría, agorex, tarugos, elementos de fijación, etc…

-          Insumos computacionales: Tinta para impresora, CDs, cintas para impresoras matriz de punto, etc…

-          Útiles de escritorio: Papel fotocopia, lápices, correctores, destacadores, plumones, etc…

-          Servicios básicos: Energía eléctrica, agua, gas, teléfono,

Internet, etc.

 Una vez definidas estas agrupaciones, se deben determinar la cantidad que consumen cada una de las secciones identificadas en el esquema inicialmente dibujado. En el ejemplo de la fábrica de escritorios:

 -          Mano de obra: El sueldo de las personas que trabajan en cada sección, el líquido a pagar, las imposiciones, la colación, movilización y los bonos también con sus imposiciones. Este dato puede encontrarse en el libro de remuneraciones de la empresa.

-          Materiales: estos se van entregando a cada usuario en la medida que se solicita, por lo tanto al entregarlos debe registrarse la cantidad, el nombre de quien lo recibe y la sección a la que pertenece. Al finalizar el mes, se valorizan las cantidades entregadas. Esto exige la custodia y el control de los materiales, que idealmente deben estar en la bodega para que su encargado aplique el mismo control de la materia prima.

-          Insumos computacionales: el mismo tratamiento que los materiales, con la salvedad que muchas veces su control no está en la bodega; sino en alguna oficina.

-          Útiles de escritorio: El mismo tratamiento que los materiales, con la salvedad que muchas veces su control no está en la bodega; sino en alguna oficina.

El tratamiento de los servicios básicos:

Estos tienen una problemática especial dado que llega una cuenta mensual por el total consumido, sin diferenciar lo que cada sección consumió. Esto puede superarse prorrateando o asignando un porcentaje del total a cada sección de acuerdo a un criterio justo que sea lo más representativo posible de la proporción de consumo real de cada departamento, la otra solución es instalar remarcadores (medidores) en cada sección, esto arrojaría el consumo exacto sin ninguna desviación.

El tratamiento de la materia prima:

En nuestro ejemplo, el costo de materia prima está formado por la madera valorizada que componen la totalidad de escritorios terminados en el mes. Pero toda la madera que entró al proceso no está en los escritorios terminados, porque durante la fabricación se pierde madera que constituye las llamadas mermas de fabricación,  que deben ser cuantificadas y valorizadas para incluirlas en el cálculo general como un gasto o pérdida. Estas mermas pueden calcularse por la diferencia entre la madera que entró al proceso y la que compone los escritorios terminados, teniendo el cuidado de restar la madera que está en los escritorios que aun no son terminados (productos en proceso).

El tratamiento de las herramientas:

Las herramientas no son un costo; sino un activo y como tales son inventariables, es decir deben tener un control de custodia (tienen la misma categoría y tratamiento que un computador o una maquinaria). Las herramientas no pueden llevarse a gastos porque prestan servicio por mucho tiempo, generalmente más de 1 año, entonces más que un costo son un bien, una inversión permanente. Eso sí al igual que todos los activos de una empresa se irán desgastando con el uso, pero ese desgaste se lleva a pérdida vía depreciación.

Tipos de producción:

El tipo de producción juega un papel importante en la forma en que acumulamos los costos de producción. Si la fabricación es en serie, los escritorios son estándares (iguales), el costeo es como lo que he descrito hasta ahora. Pero si hacemos escritorios a la medida de cada cliente, la acumulación de costos tendría que ser por orden de proceso (OT), ya que cada escritorio tendría diferente cantidad de materiales, materia prima, etc…

ADVERTENCIA:

Todo lo descrito debe ser sustentado por acciones importantes de parte de la gerencia:

- Nombramiento de un jefe de bodega idóneo (no una persona sin calificación a la que le paguemos poco)

- Confección de los procedimientos adecuados con la voluntad férrea de hacerlos cumplir

- La confección mensual de inventarios de materia prima, materiales, insumos, productos terminados, productos en proceso, etc...

- Crear las instancias para que la información descrita en este artículo pueda ser generada (la cantidad de materia prima que ingresa al proceso, cantidad de materia prima que compone el producto terminado, la cantidad de productos que aun están en proceso a la fecha de cierre del mes, la cantidad de lápices solicitados, la cantidad de tinta... etc...)

- Nombrar una persona encargada de llevar a cabo este cálculo de costos de producción mensual, que tenga una mirada de conjunto y pueda apreciar la producción de forma integral.